Protection des données personnelles en milieu de travail 

 

La protection des données personnelles en milieu de travail suscite un grand nombre de questions et de défis de taille. Les organisations ont besoin d'une foule de renseignements personnels sur leurs employés pour établir et gérer la relation d'emploi. Dans bien des cas, une entreprise traite au sujet de ses employés des données personnelles dont la quantité et le degré de sensibilité dépassent de loin ceux des renseignements qu'elle recueille sur ses clients et d'autres tiers.

Dans la plupart des territoires, les lois prévoient des exigences et des restrictions concernant la collecte, l'utilisation, le stockage, la communication et l'élimination des données personnelles sur les employés. Les arbitres se sont également prononcés sur de nombreuses questions liées à la protection des données personnelles ayant des incidences sur les employés syndiqués et ont imposé des limites aux activités potentiellement envahissantes des employeurs. De plus, la jurisprudence évolue rapidement pour ce qui est des droits des employés en matière de protection des données personnelles en milieu de travail non syndiqué lorsqu'aucune loi sur la protection des données personnelles ne s'applique. L'établissement d'un juste équilibre entre les besoins des employeurs et les droits et attentes des employés en matière de protection des données personnelles requiert une compréhension approfondie de la législation, de la jurisprudence et des lignes directrices que publient les commissaires à la protection de la vie privée.

Le groupe de pratique de McMillan spécialisé dans la protection des données personnelles aide les employeurs à comprendre l'application et les répercussions des lois dans ce domaine qui touchent particulièrement les employés et le milieu de travail. Les membres de ce groupe conseillent les clients sur la mise en œuvre de mesures de conformité qui équilibrent les objectifs de gestion et les droits en matière de protection des données personnelles.

Les professionnels de McMillan soutiennent l'essor des clients de nombreuses façons :
  • Ils conseillent les clients sur l'application des lois sur la protection des données personnelles aux renseignements qui concernent des employés, à l'échelle du Canada. 
  • Ils rédigent et révisent des politiques sur la protection des données personnelles et d'autres politiques qui ont des répercussions sur les droits des employés à cet égard (p. ex. des politiques AVEC (apportez votre propre équipement personnel de communication), sur les médias sociaux et sur l'utilisation de la technologie).
  • Ils rédigent les avis et les formulaires de consentement, lorsqu'ils sont nécessaires.
  • Ils conseillent les clients en matière de protection des données personnelles dans le contexte du recrutement, y compris les vérifications d'antécédents.
  • Ils les guident sur les aspects relatifs au respect de la vie privée qui ont trait à la surveillance des employés (p. ex. ordinateur, vidéo, téléphone, GPS).
  • Ils conseillent et aident les organisations à l'occasion d'enquêtes relatives aux employés.
  • Ils les conseillent sur les aspects relatifs au respect de la vie privée et d'autres questions juridiques qui ont trait aux tests de dépistage d'alcool ou de drogues.
  • Ils les conseillent sur la gestion de renseignements sensibles sur les employés, y compris les renseignements médicaux.
  • Ils donnent des conseils sur les aspects relatifs au respect de la vie privée qui ont trait aux fouilles des employés et de leurs biens.
  • Ils les conseillent sur la tenue des dossiers du personnel et l'accès à ceux-ci.
  • Ils donnent des conseils sur la collecte de renseignements biométriques.
  • Ils donnent des consultations sur l'externalisation des fonctions relatives aux RH, y compris l'externalisation transfrontalière.
  • Ils donnent des conseils sur les questions relatives à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée qui sont propres à la main d'œuvre syndiquée.
  • Ils conseillent les employeurs sur les sanctions disciplinaires pouvant être infligées aux employés en cas d'inconduite en dehors des heures de service.
  • Ils guident les employeurs sur les questions postérieures à l'emploi, y compris aux fins de vérification de références et de l'élimination des données personnelles des ex employés.
Juillet 2020

Bulletin sur les assurances

Décembre 2016
Privacy Practice Note for LexisNexis Practice Advisor Canada
(seulement disponible en anglais)