铭伦隐私条例


铭伦律师事务所("铭伦")深知保护个人信息及个人隐私权的重要性。本条例简要列明了铭伦在针对客户和其他相关方个人信息的收集、使用、保留及披露等方面的条例和程序,并明确界定了铭伦在保密方面的责任以及在律师/客户特权下的保密义务。本条例不适用于应聘人员、铭伦雇员、合伙人及合同员工,此等信息另行予以规定。

本条例的政策及程序仅适用于可识别个体的个人信息,并不适用于商业信息。个人信息不包括某机构员工的姓名、职称、公司地址或电话号码。在本条例中,"客户"一词包括所有当前、以往和潜在的客户。

我们为何要收集个人信息?

一般来说,我们收集个人信息旨在为本所客户提供法律及其他相关服务、管理客户账户、建立并管理客户关系及其他商业关系,以及根据法律或监管要求而收集相关信息。同时,这些信息帮助我们为客户提供简报,举办有关活动,以及召开关于法律进展方面的研讨会。我们还收集个人信息以评估客户满意度。

我们收集何种个人信息?

我们收集的个人信息包括:

·        联络信息

·        财务信息

·        有关客户法律问题的信息

·        在代理客户的过程中所收集其他相关方的信息,例如:客户的雇员、某交易或诉讼的当事方或证人的信息

·        关于本所访客的信息

·        您已经同意我们收集的信息,或法律另有规定允许我们收集的信息

我们如何收集您的个人信息?

我们只在获得您的同意或者法律要求或允许的情况下,通过合法公平的方式收集您的个人信息。在可能和适当的情况下,我们直接从您收集,或从您所指定的个人处收集您的个人信息。有时我们也可能从其他渠道收集关于您的信息,比如金融机构、保险公司、房地产交易中的房地产经纪、诉讼事宜中的证人、您的交易或档案涉及的其他各方、政府机构或注册机构、雇主(如果我们应您雇主的要求出任您的代理律师)、会计师或其他专业顾问,以及征信机构等。

我们如何使用您的信息?

我们可能使用您的个人信息作如下用途:

·        提供法律及相关服务

·        进行利益冲突调查,以决定我们是否可以代表您

·        评估客户信用资格

·        管理客户账户

·        履行我们的法律及专业义务,包括客户身份识别和验证规则,以及适用的省律师协会的其他要求

·        管理我们的业务,包括履行合同义务和审计我们的经营

·        发现并预防疏忽、欺诈及盗窃

·        评估客户满意度

·        向您提供关于我们的服务及法律动态方面的信息,邀请您来参加我们的活动,以及与您进行一般性的沟通

·        安全及应急目的(针对本所访客)

您个人信息的披露

基于我们的职业保密义务,铭伦将仅以向您提供服务之目的,或者在您明确同意,或在法律要求或授权的情况下,披露您的个人信息。例如,我们可能在如下情况下披露您的个人信息:

·        将信息披露给协助我们为您提供您所要求的法律服务的第三方,包括聘请专家证人、按您的要求聘用其他律师事务所,以及在房地产按揭交易中将信息提供给贷款人

·        为了催收逾期款项或评估信用资格而有必要时

·        在必须遵守法庭命令、监管规则(包括省律师协会的适用规则)或满足我们的保险要求的情况下

·        当我们有合理理由相信,索要您个人信息的第三方是您的代理人时

此外,如果我们进行合并或重组,您的个人信息也有可能被披露给第三方。我们可能会在交易之前或之后披露您的个人信息。但是,如果交易完成,我们将会要求第三方对您的个人信息提供同等级别的保护。如果交易未能完成,我们会要求第三方将任何包含您个人信息的记录安全销毁或交回铭伦。

征求同意

就您个人信息的收集、使用及披露,我们可能明确性地或隐含性地取得您的同意。您隐含性的同意,可能是从各种相关情形,或某些特别阐明的意图中,合理推导得到的。通过向我们提供您的个人信息,您同意我们在本条例规定,或按法律允许或要求的方式收集、使用及披露您的个人信息,以便我们可以为您提供服务、管理与您的关系、或管理我们的业务。

在将您的个人信息用于您最初同意范围以外的目的之前,我们会根据法律的要求提前征求您的同意。在遵守法律及合同规定,并提供合理通知的前提下,您可以在任何时候撤销您的同意。但请注意,撤回同意可能会影响我们为您提供服务及维持我们关系的能力。

例如,如果您不再希望收到我们的出版物或关于我们服务的信息,包括通过电子邮件发送的信息,请发送电子邮件至: mcmillan.unsubscribe@mcmillan.ca,标题行请写明"退订",或通过下面"问题或担忧"项下列明的方式与我们联络,或者联系经常为您提供服务的铭伦律师。

信息更新

由于我们可能使用您的信息为您提供法律服务,因此您信息的准确性和及时更新尤为重要。如您的信息发生任何变更,请不吝告知我们,以便我们进行必要的更改。

您个人信息的安全性

我们现有的政策和程序将保护您的个人信息,避免丢失、或未经授权的访问、修改及披露。此外,我们以安全为前提进行操作,并已实施了技术保障,包括安全软件、密码和防火墙,以防止未经授权的电脑访问。

请注意,没有任何信息的传输或存储方法是完全安全的。虽然我们采取适当的措施保护您的个人信息,但信息丢失、被拦截或被滥用的风险总是存在。我们可能通过商用软件与您交换电子版本的文件或电子邮件,而这些软件是易受病毒和其他破坏性电脑程序攻击的。我们无法保证您始终都能收到所有通过电子邮件发出的通信和文件,或者此类通信和文件均能百分之百无病毒。对于您和我们之间的任何电子通信的可靠性及安全性,以及您同意与我们交换的电子文件,包括未加密的机密文件,我们均不做任何保证。

您个人信息的储存

您的个人信息储存在安全的地方,并存储在由铭伦蒙特利尔、渥太华、多伦多、卡尔加里、温哥华和香港(如适用)分所控制的服务器上。同时,您的个人信息有可能储存在我们的服务供应商的办公室里。

转给服务提供商的信息

当我们将您的个人信息提供给第三方以提供行政管理及其他服务时,我们会采取适当措施以确保该第三方仅将您的个人信息用于我们规定的服务。我们业务的全球性有时需要我们使用位于美国或者位于加拿大之外其他地区的管理服务商。因此,您的个人信息有可能被转出加拿大。如果此种情况发生,您的个人信息将受适用的外国司法管辖区的法律规定所限,包括当地关于向法院、执法部门和国家安全机关披露信息的规定。如您希望获取更多关于我们在加拿大之外信息转移和处理的政策和程序,请通过下面"问题或担忧"项下所列明的方式联系我们的隐私专员。

访问您的个人信息

您可以要求访问由我们保留的您的任何信息。您也可以询问我们是如何收集和使用该信息,并已向何人进行了披露。您的访问请求必须为书面形式,且应发送给您常用的铭伦律师或者我们的隐私专员。我们会以书面形式确认收到您的请求。在向您提供所需信息之前,我们可能会要求您提供相应的信息以确定您的身份。提供您的个人信息通常是免费的,但是如果您要求复制或传输信息,我们可能会收取合理费用。我们会提前通知您费用的金额,并向您提供一个撤销请求的机会。在收到您请求后的30天内,我们将为您提供所要求的信息,或者向您提供书面通知,告知您我们需要额外的时间以满足您的要求。

在某些情况下,我们可能无法让您获取我们所保留的您的部分或全部信息。如果我们不能,或法律不允许我们为您提供信息,我们将会为您提供说明,并列明您可以采取的进一步措施。

本条例的修改

我们定期审查我们的隐私政策及程序。因此,我们可能会对本条例进行随时修改。我们最新版本的隐私条例将在以下我所的网站上发布:http://www.mcmillan.ca。不论我们对隐私条例作出何种修改,我们将根据您提供个人信息时的隐私条例版本,或按法律要求或允许的范围来使用您的个人信息,除非您已明确同意我们以其他方式使用。

问题或担忧

如您有任何问题或担忧,或希望获取我们个人信息政策及程序的更多信息,或希望访问您的个人信息,或希望变更关于我们使用或披露您个人信息的同意,请通过以下地址联络我们的隐私专员,或者联系您常用的铭伦律师。我们将认真对待所有隐私问题。我们将对所有问题展开调查,并在合理时间内设法解决。

多伦多分所:
铭伦律师事务所
地址:181 Bay Street, Suite 4400
Toronto ON M5J 2T3
至:隐私专员
电话:(416) 865-7000
免费电话:1-888-622-4624
传真:(416) 865-7048
电邮:
privacy.officer@mcmillan.ca

本隐私条例于2013年11月起生效。